Uitoefening van het Toezicht

Strategie

In 2019 heeft de Raad van Bestuur op meerdere momenten de ontwikkeling van de Strategie besproken met de Raad van Toezicht. Aan de orde was het proces van de ontwikkeling van de Strategie waarbij interne stakeholders, een vertegenwoordiging vanuit patiënten/cliëntenraad, het stafbestuur en externe stakeholders zijn betrokken. Ook is besproken dat de Strategie zich richt op de thema’s: Patiënt, Regio, Innovatie en Medewerkers. De Raad van Toezicht heeft benadrukt dat het medisch beleidsplan en de Strategie zich in dezelfde lijn zouden moeten ontwikkelen en bij voorkeur geïntegreerd zouden moeten worden. Daarnaast heeft de Raad van Toezicht in het artikel 24 overleg met de Ondernemingsraad van gedachte gewisseld over de Strategie.

Prestaties en risicobeheersing

De Raad van Toezicht houdt toezicht op de prestaties op het gebied van financiën met de maand- en de kwartaalrapportage, de jaarrekening en het maatschappelijk verslag. In het kader van risicobeheersing informeren de Raad van Bestuur en de Controller de Raad van Toezicht over het functioneren van de interne beheersing en controles. De externe accountant voert een beoordeling uit, die wordt vastgelegd in een rapportage. De Raad van Toezicht bespreekt deze bevindingen met de accountant en de Raad van Bestuur.

Vergaderingen en goedgekeurde besluiten

In 2019 vergaderde de Raad van Toezicht zes keer conform planning. In 2019 heeft de Raad van Toezicht goedkeuring verleend dan wel besloten tot:

1. Besluit over de jaarlijkse vergoeding voor de Raad van Toezicht over 2019.
2. Goedkeuring maatschappelijk verslag 2018 en jaarrekening 2018 van Klimmendaal.
3. Benoeming mevrouw L.C.I. Nuhaan per 1 juni 2019 tot 1 juni 2023 tot lid van de Raad van Toezicht en lid van de Auditcommissie op voordracht van de Ondernemingsraad.
4. Besluit om in te stemmen met het voorstel van de Raad van Bestuur inzake de afkoop van de leningenportefeuille BNG.
5. Besluit om in te stemmen met het voorstel van de Raad van Bestuur om met ingang van jaarrekening 2019 het groot onderhoud te verwerken middels de componentenbenadering in plaats van een voorziening groot onderhoud.
6. Besluit om in te stemmen met het voorstel van de Raad van Bestuur inzake de leningenportefeuille bij de Rabobank.
7. De Raad van Toezicht besluit om op basis van de aangeleverde informatie inzake het bepalen van de WNT 2020 onder voorbehoud in te stemmen met een indeling in klasse V. Het onder voorbehoud is gebaseerd op goedkeuring van de registeraccountant van de jaarrekening 2019.
8. Declaratieregeling Raad van Bestuur Klimmendaal.
9. Besluit tot deelname van een stagiair in de Raad van Toezicht.

Zelfevaluatie

De Raad van Toezicht heeft besloten om deel te nemen aan het promotieonderzoek van mevrouw Marilieke Engbers in het kader van het programma “Board Leadership, Dynamics and Communication”. De kern van het onderzoek is de betekenis van “het ongezegde in de boardroom”. De Raad van Toezicht vond dit een erg interessante onderzoeksvraag die ook inzicht zou kunnen geven in het eigen functioneren als Raad. Zegt iedereen wat hij/zij zeggen wil en verdiept daarmee de discussie, de meningsvorming en de besluitvorming? Geeft de voorzitter bijvoorbeeld voldoende tijd aan de leden om te zeggen wat men wil en denkt, om gezamenlijk te verdiepen en ook in dit aspect de toezichthoudende taak adequaat te vervullen en besluitvorming goed tot stand te laten komen? Een boeiende benadering van het thema zelfreflectie.

In het kader van het onderzoek werd een observatie gedaan, vragenlijsten ingevuld en interviews afgenomen. In een interactieve sessie over de invloed van het ‘ongezegde’ op de besluitvorming in een Raad van Toezicht, werd aan de hand van drie vragen en een zelfevaluatie het thema grondig verdiept. Deze vragen zijn:

• Achtergrond: wat weten we wel en niet?
• Wat is het ongezegde in relatie tot RvT’s?
• Wat is de relevantie van het ongezegde?

“Deze bijeenkomst heeft ons vele inzichten opgeleverd en ons ook doen besluiten om een voorvergadering te hebben, zonder bestuurder en met zelfevaluatie en aandacht voor onbewuste denkprocessen, meer intuïtieve kennis en met een agenda. In de formele Raad van Toezicht vergadering is er vooral aandacht voor meetbare en rationele aspecten, passend bij compliance, code en wetten. Tevens heeft het ons geholpen bij het formuleren van een set kritische succesfactoren, waarmee wij ook de beoordeling van de Raad van Bestuur en van de organisatie kunnen gaan verhelderen”, aldus de voorzitter van de Raad van Toezicht. “De Raad van Toezicht hanteert zo’n set voor haar terrein, de Raad van Bestuur voor de beoordeling van het succes van het Management Team. Zo gaat het verder de organisatie in. Transparantie neemt dan toe en vermoedelijk de kwaliteit van besturen en toezicht ook. Jaarlijks gaan we de succesfactoren evalueren en zo nodig bijstellen”.